El Arte de Ganar (VI) - Ganar es un proceso (3) - Concursar

Concursar es el «momento cumbre». Todo el trabajo realizado en la etapa de seducir se somete a prueba en el momento de concursar.

Concursar responde a criterios de oportunidad. La aparición de una «oportunidad de concursar» es el resultado de la suma de posición y posibilidad:

·         «El cliente objetivo ha sido contactado, la empresa presentada, las ideas formuladas, las expectativas y las ideas casadas, surgen las oportunidades».

Concursar requiere las etapas siguientes:

a)      Cualificar la oportunidad: cualificar es «parar y pensar», es medir de forma objetiva las posibilidades de éxito y el esfuerzo necesario; es razonar si el concurso es de interés para el negocio.

b)      Decidir: realizado el análisis es el momento de decidir; «ir o no ir, esa es la cuestión».

c)       Dotar: si la opción ha sido «ir» es necesario «crear y provisionar» un equipo de trabajo para el concurso.

d)      Desarrollar: el acceso a un concurso se materializa en un producto de trabajo «Propuesta» que suele dividirse en tres: (1) «memoria técnica», (2) «memoria económica» y (3) «memoria administrativa».

e)      Presentar: el resultado del desarrollo se presenta al cliente y se somete a su evaluación.

f)       Evaluar: todo el proceso debe servir para la mejora de la organización.

Cualificar la oportunidad responde a criterios de oportunidad.

La cualificación se realiza en base a dos aspectos: (1) cualitativos y (2) cuantitativos.

Cualificar la oportunidad en términos cualitativos requiere responder a preguntas como:

·         «¿Cómo surge la oportunidad?».

·         «¿Ha sido localizada en un portal o comunicada por un servicio de información?».

·         «¿Ha sido invitada la organización a concursar ?, ¿por qué?».

·          «¿Ha sido la organización responsable de que aparezca la oportunidad?,  es decir, ¿se trabajó con el cliente objetivo?».

·          «¿Ha sido la organización partícipe del proceso de elaboración de las condiciones para concursar (pliego)?».

·         «¿Ha podido la organización acceder y rectificar el contenido de las condiciones para concursar?».

Los buenos directivos y los buenos comerciales saben que:

·         Una oportunidad en la que la organización no ha participado no es oportunidad puesto que alguien ya está posicionado.

·         Si la oportunidad es fruto del azar no es oportunidad puesto que no ha sido trabajada y la organización no está posicionada.

·         Si la oportunidad es fruto de una invitación pero no ha sido trabajada tampoco es oportunidad: es «relleno».

·         Si la oportunidad es fruto de trabajar el contacto y la posibilidad entonces sí es una oportunidad.

Cualificar la oportunidad en términos cuantitativos requiere responder a preguntas como:

·         «¿Por qué es de interés para la organización?».

·         «¿La oportunidad responde a alguno de los modelos de negocio vigentes en la organización actual?».

·         «¿La oportunidad responde a alguno de los modelos de negocio recogidos en la planificación estratégica de la organización?».

·         «¿La oportunidad puede ser ejecutada de forma individual o requiere colaboraciones de terceros?».

·         «¿La oportunidad puede ser ejecutada con las infraestructuras y medios actuales o requiere acometer comprar e/o inversiones?».

·         «¿Puede desarrollarse en términos de coste y duración soportando los márgenes?».

·         «Caso de materializarse, ¿qué riesgos supone para la organización su ejecución?».

·         «Caso de materializarse la oportunidad, ¿qué previsión de ingresos-gastos tiene?, ¿su cash-flow sería sostenible?, ¿se precisaría adquirir a financiación externa?».

Los buenos directivos saben que:

·         Una oportunidad que no responde al negocio presente o futuro de la organización no es oportunidad: es «ruido».

·         Una oportunidad que no puede ser ejecutada por la organización no es oportunidad: es «dispersión».

·         Una oportunidad que no es rentable no es oportunidad: es «ruina».

·         Una oportunidad que no tiene un cash-flow positivo no es oportunidad: es «inversión y riesgo».

·         Si la oportunidad responde al modelo de negocio presente o futuro de la organización, si requiere inversión pero es gestionable en términos de cash-flow positivos, si puede ser ejecutada (bien de forma individual bien mediante alianzas con terceros), si es rentable, entonces sí es una oportunidad.

Una organización que cualifica las oportunidades en términos cualitativos y cuantitativos, descartando unas y aceptando otras, siguiente criterios claros y mensurables, alineados con la posición y la estrategia, es una organización que gestiona de forma eficiente el proceso de acceso a mercados en la etapa 3. Concursar – a) Cualificar.

Una organización que cualifica las oportunidades tiene más posibilidades de ganar que otra que no lo haga.

Decidir es la razón principal por la que existen directivos en las organizaciones.

·         Los buenos directivos toman decisiones considerando la sostenibilidad y crecimiento de la organización.

·         Los buenos directivos no toman decisiones que pongan en riesgo la viabilidad del proyecto empresarial.

·         Los buenos directivos no toman decisiones fruto del «deseo», del «capricho» o de la «disposición de ánimo».

·         Los buenos directivos toman decisiones fruto de un análisis de todos los elementos que intervienen en la oportunidad.

Nada hay más vergonzoso para un directivo que decir «no lo consideré».

Por ello, es responsabilidad de los directivos – y sólo de los directivos – decidir acudir o no acudir a un concurso, movilizar o no movilizar los recursos, actuar o dejar pasar…

·         Los buenos directivos saben cuándo un comercial «ha trabajado al cliente» para acceder con posibilidades reales a un concurso.

·         Los buenos directivos saben cuándo una oportunidad es de interés para la organización.

·         Los buenos directivos saben cuándo deben concursar.

Una organización que decide concursar en base a criterios objetivos fundamentados en el análisis de la oportunidad, es una organización que gestiona de forma eficaz el proceso de acceso a mercados en la etapa 3. Concursar – b) Decidir.

Dotar, asignar efectivos, es la segunda razón por la que existen directivos en las organizaciones.

Tomada una decisión de concursar es momento de provisionar el equipo adecuado para ello.

·         Los buenos directivos se involucran en el proceso de elaboración de la «Propuesta» dotando recursos humanos y materiales.

·         Los buenos directivos crean equipos multidisciplinares, donde la realización del producto de trabajo «Propuesta» es repartida entre las personas con la mayor capacidad para la misma.

·         Los buenos directivos saben que la capacidad es una combinación equilibrada de «disponibilidad» y «conocimiento del negocio».

Por ello, es responsabilidad de los directivos – y sólo de los directivos – decidir qué personas y qué medios deben movilizarse para la realización de una «Propuesta».

·         Porque los buenos directivos saben qué capacidades tienen sus recursos.

·         Porque los buenos directivos quieren recuperar la inversión en sus «Propuestas».

Una organización que decide concursar y asigna efectivos considerando la capacidad, es una organización que gestiona de forma eficiente el proceso de acceso a mercados en la etapa 3. Concursar – c) Dotar.

Una organización que asigna recursos con capacidad tiene más posibilidades de ganar que otra que no lo haga.

Desarrollar la «Propuesta» es la responsabilidad de los efectivos «capacitados» y asignados a la misma.

Desarrollar la «Propuesta» requiere:

·         Coordinación de las personas participantes: «quién prepara qué, qué formatos se aplicarán, quién gestiona el plazo, quién maneja los tiempos, quién recoge dudas y habla con el cliente…».

·         Dedicación de las personas participantes:

*        Inmersión en el contexto de la oportunidad: «cliente, hoja de cualificación, pliegos, actas de reunión, entrevistas con la fuerza de ventas participante…». Abordar de forma exhaustiva los factores exógenos.

*        Inmersión en el contenido de la oportunidad: «alcance, objetivos, solución, criterios de valoración…». Profundizar en los factores endógenos.

Existen múltiples tipos de propuesta en función de cada negocio. Una organización TIC hablará de:

·         Propuestas de consultoría y desarrollo: metodología, análisis y diseño, construcción, implantación, gestión de la calidad…

·         Propuestas de servicios gestionados: modelo, definición, implantación, formación, ANS, retorno…

·         Propuestas de servicios técnicos profesionales: personas, CV, experiencias de los profesionales, etc.

·         Propuestas de sistemas: migración de plataformas, instalaciones, virtualización, almacenamiento, cloud, …

Pero cada «Propuesta» debe ser siempre «un traje a la medida» de las expectativas del cliente objetivo (y en lo posible, «un traje» que las mejore).

Una organización que decide concursar, asigna efectivos considerando la capacidad, y elabora «Propuestas» completas, competitivas y personalizadas, es una organización que gestiona de forma eficaz el proceso de acceso a mercados en la etapa 3. Concursar – d) Desarrollar.

Desarrollar «Propuestas» completas, competitivas y personalizadas es per-se una disciplina: El Arte de Elaborar Propuestas.

Una organización que asigna recursos con capacidad y elabora «Propuestas» completas, competitivas y personalizadas tiene más posibilidades de ganar que otra que no lo haga.

Presentación y adjudicación de la «Propuesta».

Aquí hay que «echar el resto».  Tiene una duración y actividades variable en función del terreno en el que queremos entrar. Tomando como base las licitaciones públicas puede hablarse de:

·         Presentación, es decir, preparar toda la documentación, ensobrar y entregar (en procesos con procedimiento electrónico es similar pero haciendo uso de Internet y tarjeta de identificación).

·         Apertura de plicas y subsanaciones.

·         Evaluación.

·         Defensa, es decir, exposición de la «Propuesta» de cara a resolver dudas o detallar su contenido al cliente decisor.

·         Adjudicación.

Más importantes que las etapas que lleva la Presentación y adjudicación son las acciones que se desarrollan durante el tiempo que duran las mismas.

En este periodo todas las organizaciones que «cualificaron la oportunidad» realizan lobby con y alrededor del cliente decisor.

·         Los buenos comerciales «tiran de agenda» para contactar con las personas que puede influir en el decisor; crean un «clima favorable» alrededor de la «Propuesta».

·         Los buenos comerciales «persiguen» al decisor para influir en su decisión, pero sin llegar a «agotar el contacto».

Una organización que elabora una «Propuesta» de personalizada, de calidad y competitiva, que licita dentro las restricciones que marca el mercado, que influye para que le sean favorables, que respeta todas las reglas, es una organización que gestiona de forma eficiente el proceso de acceso a mercados en la etapa 3. Concursar – e) Presentar.

Una organización que concursa desde una posición favorable tiene todas las posibilidades de ganar frente a otra que no lo haga.

Evaluar guarda relación con la mejora. Una organización que se precie debe moverse en escenarios de mejora continua.

Conocer las causas objetivas que han derivado en una adjudicación o en un rechazo es fundamental para la sostenibilidad de la organización.

Por ello, se dice que:

·         Los buenos directivos conocen las variables que han provocado la victoria o la derrota.

·         Los buenos directivos ejecutan las acciones que acentúan sus probabilidades de victoria.

Una organización que estudia las causas de su éxito y las acentúa, y que estudia las causas de su fracaso y las elimina, es una organización que gestiona de forma eficaz el proceso de acceso a mercados en la etapa 3. Concursar – f) Evaluar.

Una organización que vela por no cometer los mismos errores y por crear las condiciones que provocaron los aciertos tiene más posibilidades de ganar que otra que no lo haga.